A termelés, az értékesítés, a belső folyamatok hatékonysága szempontjából kulcskérdés, képesek vagyunk-e időben hozott, megalapozott döntésekre? Ez hatékony kiértékelő, elemzést támogató eszközök nélkül aligha lehetséges.
Hiába a jó kereskedelem, ha a piacot nem tudjuk kiszolgálni, vagy a belső folyamataink gyengesége miatt nyereség helyett veszteséget termelünk. A verseny hatalmas. Ha pl. a gépjármű flotta üzemeltetésen a szükségesnél 5-10 (netán 100) millióval több a kiadásunk a szükségesnél, az mind a nyereségből megy le. Minden fölöslegesen kifizetett költség a nyereséget csökkenti!
Pár példa, hol folyhatnak el a forintok
Excelt használata adminisztráló/folyamatkezelő/vállalatirányítási rendszernek
Ha van olyan információ, ami fejben már nem kezelhető, esetleg több embernek is tudnia kell róla, akkor első lépésként mindig egy Excel táblát kezdünk el vezetni róla.
Miért jó megoldás ez?
A dolog teljesen logikus, hiszen már minden számítógépen van egy Office csomag, kezelése egyszerű, mindenki ért hozzá, a munka azonnal elkezdhető, és nem kerül semmibe.
Akkor mi vele a probléma?
A használat során mindig új szempontok, igények merülnek fel, így a kezdeti nyilvántartásunk egyre több adatot fog tartalmazni, sorra nyitjuk az új alapokat, és ha már ennyi információ áll rendelkezésünkre, kimutatásokat, grafikonokat készítünk belőlük. Ettől a táblázatunk folyamatosan bonyolódik, egyre átláthatatlanabb lesz, és sok mindent csak idegölő kézimunkával tudunk benne megoldani. (vagy esetleg fel sem merül, hogy meg tudnánk vele oldani)
A csoportmunkát nem igazán támogatja, és eléggé sérülékeny is. A „biztonság kedvéért” mentünk belőle egy másolatot. Aztán kettőt, majd 10-et. Ezek után persze ki tudja, melyikben mit dolgoztunk utoljára. Ember legyen a talpán, aki hiba esetén megkeresi, mikor, ki mit és hol rontott el, írt át, ráadásul ahogy „finomítjuk”, „okosítjuk”, egyre lassabb lesz. Az új igényeinkről gyakran inkább lemondunk, hiszen egyre kockázatosabb „belenyúlni”. Szóval a végén kiderül, hogy a precíz nyilvántartást és komoly odafigyelést igénylő feladatokhoz nem lesz megfelelő az Excel, mert:
- Bonyolult, ezáltal időrabló
- A döntéseinkhez szükséges válaszokat korlátozottan biztosítja
- Sérülékeny (ezért kockázatos is)
Ezért nem meglepő, hogy nem Excel alapon készül egy ERP (vállalatirányítási), vagy egy jó CRM (ügyfélkezelő) rendszer, és persze, egy szint után az autó flottát sem Excelben adminisztráljuk. Bár látszólag működik, de aligha ad kontrolling szintű adatokat vagy költségelemzést, a workflow sem működik, riasztásokat sem tudunk beállítani, miközben azt hisszük, mindent tudunk, amire szükségünk lehet.
Ez persze nem az eszköz kritikája. A maga helyén nagyszerű, de míg a faültetéshez egy ásó is elég, ha tömegesen ültetünk, már praktikus a gépi talajfúró, egy ősfa átültetésekor az ültető gödör előkészítése már Bobcat-tel praktikus. Ha nem ismerjük fel, mikor kell váltani, csapdába esünk, magunk válunk a fejlődésünk gátjává.
Hogyan döntsünk?
A döntéseket általában „érzésre” hozzuk. Valamilyen benyomás, vagy ismétlődő probléma késztet bennünket a változtatásra. Nem állítjuk, hogy mindenkinek a legjobb döntés a célszoftverek használata, de „van az a szint, amikor már nem adhatjuk egy szint alá”. Azaz, ha sok pénzt keresünk a munkánkkal, azt csak úgy tudjuk még hatékonyabban csinálni, ha mindig szánunk pénzt a kívülről nem mindig észrevehető, de a folyamatainkat lényegesen egyszerűsítő belső fejlesztésekre is.
Ha eldöntöttük, hogy céleszközt szeretnénk
Amint azt az előbb is írtuk, döntéseinket általában „érzésre” hozzuk. Persze, vannak számaink, de azok legtöbbször nem csak az igazán fontos dolgokat mutatják. Pedig a jó döntésekhez elengedhetetlen, hogy minden fontos működési jellemzőjét mérni tudjuk cégünk működésének, legyen szó cashflow-ról, értékesítési forecast-ról, vagy termelő berendezéseink mindenkori fizikai működéséről. Ráadásul nem elég mérni, tudnunk kell, ebből mi a fontos, és mi a lényegtelen, „zavaró zaj”. Ha pedig a mért adataink megvannak, az sem mindegy, van-e ezek gyors értelmezését segítő megfelelő céleszköz.
Hogy a gépjármű flotta kezelési példánál maradjunk, az adminisztrációt, flotta működés kontrollingot is csak jó céleszközzel lehet hatékonyan csinálni.
A cégünk által fejlesztett SeaFleet flottamenedzsment szoftver kifejezetten flotta üzemeltetőknek készült (10-20 autótól sokezres darabszámig), de a leasing cégek és értékesítők (dealerek) munkáját is igen átfogóan támogatja.
Bővebb információt a termék önálló weboldalán talál: seafleet.hu
Ha másodpercek alatt átlátjuk, hogy alakulnak az értékesítési mutatóink, a gyártó berendezéseink melyike milyen teljesítménnyel dolgozik, netán „mikor készül meghibásodni”, egyidejűleg növelhetjük a bevételeinket, és csökkenthetjük a költségeinket.
Ezen a területen a VirGis nevű, térkép alapú üzleti elemző eszközt kínáljuk azoknak, akik tevékenysége túlmutat saját települése határain.
Bővebb információt a termék önálló weboldalán talál: virgis.eu
Egy másik csélcsoportunk az IT, vagy gépészeti, esetleg gyártó berendezéseket üzemeltetők köre.
Számukra az I4log nevű működés felügyeleti eszközünket kínáljuk, amely számtalan szolgáltatást tud adni a szituáció érzékeny karbantartás menedzsment támogatásában, az IT rendszerek üzemeltetés felügyeletében, vagy a HR folyamatok gyenge pontjainak a megtalálásában egyaránt.
Bővebb információt a termék önálló weboldalán talál: industry4.hu