ERP-ben vagy célszoftverrel oldjunk meg célfeladatokat?
Viszonylag kevés olyan cég van, főleg a nagyobb gyártó vagy szolgáltató cégek között, amelyeknek ne érkezne el a pillanat, amikor el kell dönteniük: minden felmerülő funkcionális igényt tuszkoljanak-e bele a kiválasztott ERP rendszerbe, vagy inkább külső, célszoftver integrációval oldják meg a feladatot?
Van érv bőven mellette is, ellene is. Az ERP-ben levő, akár egyedi fejlesztésű funkcionális megvalósítás mellett szól a magas fokú integráltság, illetve az, hogy elég egy szállítóval foglalkoznunk, míg a célszoftver mellett az, hogy fejlesztői az adott szakterületet mélyebben ismerhetik, és a szakterületspecifikus szoftver akkor is fejlődik, ha megrendelőként nem fogalmazunk meg új igényeket.
Vizsgáljuk meg mindezt egy konkrét példán, amely legyen a gépjárműflotta-menedzselést támogató szoftverek köre.
Adott cégnek van néhány tíz, esetleg több száz gépjárműve, amelyek egy része lehet presztízsautó, más részük termelőtevékenységhez kapcsolódó személyautó, de lehetnek haszongépjárművek, fuvarozó eszközök és akár munkagépek is. Nézzünk néhány példát ezekből a gazdaságos működtetést támogató funkciókból:
| Támogatandó tevékenység | Célszoftvernél | ERP esetében |
| Járműbeszerzés, ami lehet vásárlás vagy tartós bérlet. Itt nagyon fontos, hogy adott feladatra a műszakilag, funkcionálisan és gazdaságossági szempontból is mindig megfelelő járműveket használjunk. Ehhez nagy segítség, ha kifinomult TCO adatokkal tudjuk alátámasztani a típusválasztást, illetve, hogy a teljes beszerzési folyamat menedzselhető legyen az igény megjelenésétől az átvételig. | Célszoftvernél természetes, sőt jó esetben más cégeknél üzemeltetett járművek statisztikai szintű adatai is segíthetnek | az ilyen kimutatások „kicsit” ritkábban fordulnak elő |
| Teljes járműéletút-követés, műszaki és gazdasági kontrolling jármű szinten. | Nagy mélységben megvalósítható | Általában csak költség fókusszal kezelt |
| Érdekes kérdés lehet, ha azt szeretnénk tudni, mibe kerül a cégnek adott – presztízs autóval rendelkező – munkatárs teljes mobilitása (azaz nem jármű TCO-t akarunk csak nézni, hanem ennek a dolgozó-specifikus vetületét, csereautóstól, kulcsosautóstól, taxiszámlástól, mindenestől). | Egy jó célrendszer kapásból tudhatja | Jellemzően csak egyedi fejlesztéssel lehet |
| Biztosítások, káresemények kezelése, szerviz-igények előjelzése, szervizesemények workflow szintű kezelése, automatizált költségkontrollja. | A workflow jellegű operatív tevékenység támogatás is tipikus. A költségkontroll természetes. | Jellemzően költség szintű eseménykövetés |
| Teendő specifikus riasztások, időszak-, km-, vagy üzemórafüggő szervizeseményekre, vezetői és speciális engedélyek lejártára. | Támogatottak, akár csak az okostelefonos, jármű specifikus hibabejelentések, vagy káresemények online (és fotódokumentált) jelentésének a támogatása. | Karbantartási utasítások kezelése támogatott. |
| Csereautó-kezelés, kulcsosautó-kezelés az igénytől az engedélyezésen át az oda-vissza átvétel támogatásáig. | Természetes alapfunkciók, akár okostelefonos támogatással is. | Jellemzően nem, vagy csak könyvelés-technikailag támogatott. |
| Automatizált autópályamatrica-megváltás támogatása, gumimenedzsment támogatása, bérlet esetén alul- és túlfutásfigyelés. | Létezik | Nem jellemző |
Mi történik a napi gyakorlatban?
Az ERP rendszerekben lekezelik a könyveléstechnikailag legfontosabb dolgokat, de a napi operatív munkát sok esetben excelhegyekkel támogatják, meglepő módon sok száz, néha több ezer autós flották esetében is.
Mi ezzel a baj?
A folyamatokban jelentős információs feketedobozok keletkeznek. Az excelhasználat néhány ember személyes tudásával fonódik össze szorosan, ami egyrészt adathitelességi kérdéseket vet föl, másrészt jelentős HR kockázatot hordoz, hiszen a távozó emberrel a fejében levő tudás is távozik. Alapvető cégérdek, mindenképpen fontos az adatbázis-alapú szoftvertámogatás. Igen ám, de megtanultuk: a szigetszerű megoldások zsákutcába visznek.
Kérdés, mi az igazi zsákutca?
A verzióváltások lényegesen egyszerűbbek, ha a core rendszerként funkcionáló ERP megoldásunkat nem színesíti rengeteg egyedi fejlesztés, hanem külső megoldásokkal interfészeljük inkább.
Ha viszont az ERP-hez illesztünk (integrálunk) egy jó célrendszert, úgy verzióváltáskor csak az interfészeket kell újraépíteni, ami az adott szakterület munkáját szinte alig érinti. A megoldás tehát;
- az adott cég tevékenységét legkevesebb testre szabással lefedő ERP rendszer kiválasztása és bevezetése
- az erősen specifikus feladatok (szakterületek) támogatására (melyek jellemzően egyetlen ERP rendszernek sem erősségei, maximum felvásárolt szoftvercégek megoldásaival igyekeznek kielégíteni a teljes körű funkcionalitás iránti igényt) feladatspecifikus célrendszer bevezetése optimális szintű interfészeléssel az ERP rendszer és a célrendszer között. Így a specifikus szakterületek valóban rájuk szabott rendszert használhatnak, miközben az ERP-be is "befolynak" az ott szükséges, de már előfeldolgozott adatok, és a célrendszerben sem kell azzal foglalkozni, ami az ERP-ben már rendelkezésre áll, mint pl. HR adatok, szervezeti hierarchia, költséghelyek stb. hiszen ezek az ERP-ből átvehetők. Erre persze mindkét oldalon alkalmasnak kell lennie.
Az analitika pedig ott van, ahol valóban szükség van rá, a célrendszerben. Kérdés, mi van akkor, ha rendszereken átnyúló kimutatások, elemzések kellenek?
Itt jön elő a rendszerkapcsolatok, interfészelések, azaz a rendszerintegráció jelentősége, hiszen elengedhetetlen, hogy a törzsadatok kezelése egy helyen történjen. Ha ezt megoldjuk, minden más technikai részletkérdés. Az eredmény pedig: az adott szakterület (ami példánkban a flotta menedzsment) napi, operatív munkáját támogató (jó esetben felhő alapú, táv és csoportmunkát támogató, okostelefonos lehetőségeket is biztosító) célmegoldással dolgozhat, miközben az oda-vissza interfészek előnyeként az itt keletkezett adatok "átfolynak" az ERP-be.
Az alapkérdésre visszatérve: mindent a maga helyén, azaz
- az ERP rendszerek bevezetése egy cégméret fölött elengedhetetlen, hiszen ezek képesek a cég alapfolyamataihoz tartozó tevékenységeinek átfogó támogatására, átláthatóvá tételére
- a célrendszerek alkalmazása ugyan erősen meggondolandó, hiszen - elsőre sok esetben nem felismert - integrációs feladatokat okoznak, amelyek elhagyása a szigetrendszerek problémáit hozzák. Ugyanakkor még ez is sokkal jobb, mintha kockás füzet, vagy a digitális kockás füzet jellegű excel fájlok mellett voksolnánk, ami látszólag nagyon olcsó, hosszú távon (és utánaszámolva) viszont drágasága és vitatható pontossága mellett igen nagy üzleti és adatbiztonsági kockázatokat is hordoz.
Összességében tehát a célrendszerek gyakran elengedhetetlen kiegészítői az ERP megoldásoknak, de kiválasztásuk, rendszerbe illesztésük során az ERP rendszereknél megszokott szempontokat kell alkalmazni, olyan szempontokra tekintettel léve, mint:
- a távmunkát is lehetővé tevő felhőalapú alkalmazhatóság lehetősége
- GDPR megfelelőség
- okostelefonos alkalmazhatóság
- rendszerintegrációs lehetőségek
- platformfüggetlen üzemeltethetőség
- iparági tudással is bíró fejlesztői, illetve support háttér
- integrációs hajlandóság (és képesség)
- több szektorból megnyugtató számosságú referenciák
A címre visszautalva tehát nem ERP vagy célszoftverek, hanem ERP és célszoftverek, természetesen integrált (de minimum interfészelt) módon, és csak akkor, ha az adott feladat - és a menedzsment magas szintű folyamatkontroll-igénye - ezt valóban szükségessé teszi.
A szerzőkről
Kulcsár Alexandra a www.erp-consulting.hu technológia- és szállítófüggetlen informatikai tanácsadó brand tulajdonosa, a Computerworld online ERP blogját vezető szakértő. Huszonöt év alatt 121 ERP projektben szerzett tapasztalatait magyar és nemzetközi tulajdonú termelő, kereskedő és szolgáltató cégeknél hasznosítja; több egyetemen vendégelőadó, a METU Executive IT MBA oktatója.
Berkovich Gábor a www.seafleet.hu terméket képviselő Seacon Europe ügyvezető igazgatója, és a 2006 óta létező Innoskart Digitális Klaszter alapító elnöke.
A Computerworld cikke itt olvasható.