A koronavírus mindenkinek jelentősen megváltoztatta az életét. Ezek a változások helyenként nagyon fájóak, rengeteg kihívással, kockázattal, munkaszervezési teherrel járnak, ugyanakkor sokat segíthetnek, hogy racionalizáljuk a működésünket magánemberként, cégként, de akár társadalmi szinten is. Ilyen racionalizálási lehetőség pl. a távmunka fokozott alkalmazása, ami a probléma ránk zuhanásakor egyszerű kényszer, a vele járó összes technikai, jogi, munkaszervezési, no meg etikai vonatkozásával, másrészt egy remek lehetőség, hogy áttérjünk egy olcsóbb, környezettudatosabb, időtakarékosabb működési modellre, kihasználva a felhő alapú megoldások előnyeit.

Az általános elmélkedés helyett nézzünk gyakorlati példákat, azaz mit jelent ez egy szoftverfejlesztő cég, valamint az ügyfeleknek nyújtott lehetőségek vonatkozásában? Minden téren irány az online munkavégzés, aminek a háttere esetenként saját infrastruktúra, de egyre nagyobb mértékben a „felhő”.

Mit jelent ez a belső működésben?

Kereskedelem

Az ügyfél-kapcsolattartás követése és támogatása eddig is egy felhő alapú alkalmazásra épülve történt, ami esetünkben az Adamo nevű CRM és feladatmenedzsment eszköz. Ide kerülnek az ügyfél adatok, az ügyfelekkel kapcsolatos események, feljegyzések, dokumentumok és iratok. Itt követhetők a lead-ek, külön kategóriákba sorolva az ajánlatok, és szerződések, továbbá itt történik a számlázás és folyószámla kezelés, azaz egy teljes ügyfél és feladatokra bontható projekt életútkövetés. Mindez tehát felhő alapon, sőt okostelefonon is elérhető módon. A nélkülözhetetlen külső konzultációk, megbeszélések a „Napi kommunikáció” alcím alatt leírtaknak megfelelően szintén átkerültek az online térbe, így irodai jelenlétet gyakorlatilag nem igényelnek.

Marketing

Ez a tevékenységünk meghatározóan erős inbound marketing fókuszú online marketingre épül, azaz jellemzően nem mi keressük a lehetséges vevőinket (tukmálva a portékánkat), hanem termékenként önálló weboldalakon tesszük könnyen megtalálhatóvá a kínálatunkat. Ezeken a tematikus weboldalakon a kapcsolódó szakterületekről igyekszünk saját termékünktől független, általánosan is hasznos információkat, tudást és vizuális élményt is közvetíteni. A dolog elég jól működik, hiszen adott ügyféllel gyakran akkor kerülünk először kapcsolatba, amikor ő már bemutatót, vagy ajánlatot kér. Saját tapasztalatunk szerint ez nem csak olcsóbb, de sokkal hatékonyabb is, mint az outbound változat. A szakmai alapfogások jó alkalmazása természetesen itt is fontos: a landing page optimalizálás, a Social Media, a SEO, a design, a jó tartalom és a folyamatos odafigyelés együtt hozzák a kívánt eredményt. Ez a munka így szintén jól végezhető távmunkában.

Szoftverfejlesztés, és a kapcsolódó projektmenedzsment

A fejlesztői munka koordinálása és adminisztrálása évek óta egy agilis projektmenedzsmentet támogató, Targetprocess nevű eszközre épül, amelyben, kihasználva a tipizálási lehetőségeket, kialakítottunk egy Seacon-specifikus fejlesztési projektfolyamatot. Ebben két fő dimenzió, tartalom és idő szempontjából definiáljuk a feladatokat. A projektszint alatt mérföldköveket, nagyobb feladatokat és ezek részletes, fejlesztői szintű bontását is felvisszük. Idő szempontjából nagyobb, több hónapos verziókat és ezek kisebb, heti/havi bontását alakítjuk ki, majd ezekhez rendeljük a feladatokat. Az egyes fejlesztések tesztelési folyamatát is részletesen tudjuk követni. Ugyanezzel az eszközzel valósítjuk meg a szupport típusú munkáinkat is, ahol kisebb feladatok, hibajavítások érkeznek rendszeresen az ügyfelektől és ezek állapotának követése is fontos.

A fejlesztők az időráfordításokat itt jelzik. A TP-ben tehát látszik, kinek mikor milyen feladatai vannak, melyik ügyfél milyen projektjén dolgozik és ez – különböző szempontokból – riportálható is, természetesen távoli eléréssel. A megoldás nagy előnye, hogy úgy ad módot a fejlesztőknek saját feladataik alábontására, csoportos megoldására, hogy ez a munkacsoporton belül, illetve vezetőik számára is átlátható, kontrollálható, miközben a fejlesztői kreativitás is érvényre juthat. Az óhatatlanul szükséges konzultációk online történnek, így a fejlesztői szobák is üresek.

Napi kommunikáció

A minden tevékenységünkhöz szükséges megbeszélések döntő módon átkerültek az online térbe. Erre számtalan fizetős és ingyenes eszköz létezik, igazából ízlés, vagy szokás dolga, ki mit használ. A privát szféra természetesen itt is tiszteletbe tartandó, pl. minden munkatárs számára lehet céges (azaz munka céljára használt) Skype címe (ahogy a munkahelyi, és a privát e-mailcímek használata is elkülönítendő). A csoportmunka támogatásának jó eszköze lehet a Teams, egy konzultáció, bemutató, vagy akár oktatás megtartása megoldható Viberrel, Skype-al, Zoom-mal, Webex-el, vagy számtalan hasonló eszközzel, kinek mi szimpatikus. Mi többnyire a felsorolt eszközöket használjuk, de ha az ügyfélnél más a standard, természetesen alkalmazkodunk.

Összegezve

Eddig is olyan eszközbázist használtunk, ami a távoli munkavégzést lehetővé teszi, de a személyes kapcsolattartás nyújtotta hatékonyabb információcsere miatt jobban szerettünk „bent” dolgozni. Egy közös kávézás, tea ivás közbeni beszélgetés a konyhában sokszor segít adott probléma megoldásában, hiszen ha valaki segít más szemlélettel közelíteni egy problémához, segíthet, hogy ne a csőlátás uralkodjon rajtunk. Az sem példátlan, hogy egy kollégának elég elmondani egy szakmai problémát, és mivel ahhoz, hogy ő megértse, ezt szabatosan, összeszedetten kell tegyük, a kiselőadásunk végére „megvilágosodunk”. Igen, a „benti” munkavégzésnek számtalan előnye van.

Nézzük a dolog másik oldalát, a távmunkát. Nem kell bemenni, nem kell hazamenni, azaz buszozni, autózni, ami elég fölösleges időtöltés. A konzultációkra ugyan kicsit jobban föl kell készülni, hiszen bármilyen jók is a használható eszközök, azért mégis más, nincs metakommunikáció, nem lehet kiugrani egy szükséges iratért, dokuért. És ez mindjárt előny is, hiszen így összefogottabb tud lenni a dolog. Esetleg rádöbbenhetünk, mint cég, hogy a fejlődéssel járó irodabővítési kényszer nem is akkora kényszer, azaz a rezsi is csökkenthető.

Néhány hónap alatt ezekről bőséges tapasztalataink lesznek, amiket amúgy talán évek alatt sem szereztünk volna meg. Tanulunk.

Mire kell kiemelt figyelmet fordítanunk távmunkavégzés esetén?

Technológiailag minden adott, hogy feladatainkat személyes találkozások nélkül is elvégezzük, a kapcsolattartás, az adatcsere is átkerülhet a digitális térbe. Alapvetően fontos tehát, hogy tisztában legyünk az online lehetőségekkel, de ugyanilyen fontos a potenciális hibák, veszélyek, visszaélési pontok ismerete, minél több kollégánk dolgozik otthon, minél szenzibilisebb adatokkal, annál inkább.

Ahol eddig nem volt gyakorlat a távmunka – csak a gyors szükséghelyzetre reagálva döntöttek e megoldás mellett – kiemelten fontos azoknak a lehetőségeknek a feltárása, amelyek alkalmasak a céges adatok védett, biztonságos továbbítására és tárolására.

Ez a kérdés – különösen KKV szinten – messze nem a helyén kezelt. Az teljesen természetes, hogy biztonsági őrök vigyázzanak a telephelyre, a cég eszközeire, miközben az adatvagyon védelme sokak fejében szinte meg sem fordul. Ez azért különösen érdekes, mert eljutott a világ oda, hogy az információ és adatlopás üzleti jelentősége már a fegyverkereskedelem, és/vagy a kábítószer kereskedelem nagyságrendébe került.

Amire tehát kiemelten figyelni kell, az az információ és adatvédelem!

Hogy mik a gyakorlati kockázatok, mit tehetünk ezek csökkentése érdekében, azt következő írásomban fejtem ki.

Mire lehet számítani a koronavírus után?

A cikk először az Innoskart Magazinban jelent meg: innoskart.digital